e-Self Service หรือมีตัวย่อว่า ESS ถือเป็นโปรแกรมที่จะทำให้ฝ่ายบุคคล หรือ HR และพนักงาน มีความสะดวกไม่ต้องยุ่งยากในการขอเอกสาร หรือกรอกเอกสารหลาย ๆ ครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการทำเรื่องลา การอัปเดตข้อมูลต่าง ๆ ด้วยตนเอง ซึ่งก็ถือเป็นโปรแกรมที่น่าสนใจมากมาก ๆ ส่วนจะมีอะไรบ้างมาดูกันเลย
e-Self Service ช่วยสร้างความพึงพอใจให้พนักงาน
ปัจจุบันในหลายองค์กร มีพนักงานที่เป็นคนรุ่นใหม่มากขึ้น ซึ่งมีการเข้าถึงเทคโนโลยีสมัยใหม่อย่างแพร่หลาย และมักจะไม่ชอบการทำงานที่มีหลายขั้นตอนที่ยุ่งยากวุ่นวาย ดังนั้นการทำงานด้วยโปรแกรม ESS ที่เป็นการใช้แทนระบบเอกสาร ซึ่งหากต้องการลางาน หรือขอดูสิทธิ์ต่าง ๆ ก็ไม่ต้องทำเรื่องขอ และกรอกข้อมูลทุกครั้ง จึงทำให้พนักงานโดยเฉพาะคนยุคใหม่รู้สึกพึงพอใจมากขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้องค์กรมีความโปร่งใสมากขึ้น เพราะพนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ด้วยตัวเองไม่ว่าจะเป็นสิทธิ์การลา จำนวนการขาดงาน การลา การมาสาย เป็นต้น ซึ่งหากมีอะไรผิดปกติก็สามารถรู้ได้ทันที
e-Self Service ทำให้ประหยัดเวลา
ในองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีพนักงานจำนวนมากหากทุกเรื่องต้องกองไปที่แผนกบุคคล เชื่อได้ว่าคงต้องเหนื่อยหนักย่างแน่นอน หรือหากเป็นบริษัทเล็ก ๆ เจ้าของนอกจากจะต้องบริหารงานด้านต่าง ๆ แล้วก็มักจะควบตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายบุคคลไปด้วย ซึ่งก็ทำให้ยุ่งยากหัวหมุนเพิ่มขึ้น ดังนั้นหากใช้ ESS ช่วย ซึ่งพนักงานสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ด้วยตัวเอง จึงส่งผลให้ให้เหนื่อยน้อยลง และมีเวลาเหลือไปทำสิ่งอื่น ๆ ที่ช่วยพัฒนาองค์กรให้ดีมากขึ้น ที่สำคัญยังสามารถลดความผิดพลาดได้ดีกว่าระบบเอกสาร
e-Self Service ช่วยให้มั่นใจว่าจะไม่ผิดพลาด
ความผิดพลาดในเรื่องการทำเอกสารกระดาษมักจะมีให้เห็นเป็นประจำตั้งแต่องค์กรขนาดเล็กไปจนถึงขาดใหญ่ โดยเฉพาะการกรอกข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนตกหล่น ซึ่งแน่นอนว่าการแก้ไขตรวจสอบต้องมีความวุ่นวายเสียเวลาเป็นอย่างมาก ถึงแม้มันจะเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้แต่ก็สร้างความหงุดหงิดรำคาญใจไม่น้อยเพราะพนักงานก็มองว่าต้องมาเสียเวากรอเอกสารใหม่ทั้งที่ไม่ใช่ความผิดของตน ส่วนฝ่ายบุคคลก็มองว่าพนักงานวุ่นวายทำให้เสียเวลา ดังนั้นการใช้ ESS ที่พนักงานสามารถแก้ไขข้อมูลได้ด้วยตัวเอง หากผิดพลาดก็สามารถยกเลิก และส่งใหม่ได้ทันที กระบวนการต่าง ๆ จึงมีความราบรื่นขึ้น
ดังนั้นการใช้ e-Self Service เพื่อช่วยในงานฝ่ายบุคคล หรือ HR ถือเป็นตัวเลือกที่ดีเป็นอย่างมาก เพราะอย่างที่กล่าวมาทั้งหมดก็จะเห็นถึงข้อดีหลายอย่าง และเชื่อว่าในอนาคตก็จะเป็นระบบพื้นฐานที่ทุกองค์นั้นจำเป็นต้องมี เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ และมีประโยชน์ต่อการบริหารงานอย่างสูงที่สุด
